Een gemeenschapscentrum dat zijn ruimtes deelt met tientallen groepen met verschillende activiteiten moest de groeiende vraag beheren zonder zijn openheid te verliezen. Whatspot hielp bij de overgang van boekingen via handmatige coördinatie naar een systeem dat selfservice combineert met toezicht van de beheerder.
„Vroeger vereiste een enkele boeking tot vijf e-mails. Nu gaat het vele malen sneller."
— Jakub Šandera, Verhuurmanager
Vóór vs. Na
Vóór:
Elke boeking vereiste meerdere e-mails of telefoontjes, handmatige beschikbaarheidscontroles en frequente planningsconflicten tussen evenementen.
Na:
Boekingen worden met een paar klikken gedaan, iedereen werkt met één kalender, en de beheerder behoudt controle via een goedkeuringsproces.
Over de klant
Het Gemeenschapscentrum Smíchov is een multifunctionele ruimte in Praag die zijn faciliteiten openstelt voor het publiek voor culturele, sociale en educatieve activiteiten, en fungeert als platform voor het buurleven.
De ruimtes worden gebruikt voor religieuze diensten, parochiale activiteiten, buurtbijeenkomsten, yogalessen, muziekprogramma's, concerten, dansavonden, non-profitprogramma's en commerciële verhuur.
Deze diversiteit is de grootste kracht van het centrum, maar stelt ook hoge eisen aan coördinatie: elke modus heeft zijn eigen regels, verwachtingen en tempo.
„Gemeenschap is een manier van leven. Een gemeenschapsruimte is een plek om bij te horen – een plek die tegelijkertijd van mij en van een ander kan zijn."
— Maroš Klačko, Projectinitiator
De uitdaging: groei die niet meer handmatig kon worden beheerd
„Meer huurders betekende meer communicatie, vaker fouten en minder overzicht."
— Jakub Šandera, Verhuurmanager
Wat vroeger werkte via informele afspraken begon te haperen toen het aantal evenementen vermenigvuldigde en meer groepen de ruimte gebruikten.
Elke nieuwe boeking triggerde een reeks e-mails, telefoontjes en handmatige beschikbaarheidscontroles. Met de groei van activiteiten namen ook conflicten en verwarring over wat waar plaatsvond toe – vooral 's avonds, wanneer meerdere evenementen om dezelfde ruimtes streden.
Een typische operationele week
Maandag–Donderdag
Avondspits
Hoogste ruimtebezetting. Cursussen, repetities, buurtbijeenkomsten en kleine evenementen lopen parallel – en hier doen zich het vaakst conflicten voor.
Daluren
Rustiger dagelijks beheer
De capaciteit is overdag meer ontspannen. Een deel van de ruimte wordt intentioneel vrijgehouden voor voorbereiding, schoonmaak en operationele herconfiguraties.
Externe aanvragen
Toegang via de publieke kalender
Een potentiële gebruiker controleert eerst de beschikbaarheid. De beheerder voert de boeking vervolgens in het systeem in, waardoor de meeste Is het vrij?-vragen komen te vervallen.
Teamcoördinatie
De rol van de beheerder
Interne boekingen zijn selfservice, maar de beheerder keurt ze goed. Dit geeft volledig overzicht over de week en stelt de beheerder in staat alleen echte uitzonderingen te behandelen.
De oplossing: selfservice met toezicht
Whatspot creëerde één enkele bron van waarheid voor interne en externe boekingen.
In plaats van gefragmenteerde communicatie ontstond een helder proces: gebruikers boeken zelfstandig, en de beheerder behoudt de uiteindelijke controle.
Interne boekingen
Interne gebruikers – zoals instructeurs of individuele groepen – selecteren nu zelfstandig beschikbare tijdslots in de kalender. Een boeking is in seconden gemaakt, vergelijkbaar met hoe bedrijven vergaderruimtes boeken . De beheerder keurt het eenvoudig goed en voorkomt zo conflicten.
„Groepen maken hun eigen boekingen en ik keur ze gewoon goed."
— Jakub Šandera, Verhuurmanager
Externe boekingen
Voor externe aanvragen is er een publieke beschikbaarheidsweergave zonder aanmelding. Geïnteresseerde gebruikers controleren zelf de beschikbaarheid, waardoor de meeste Is het vrij?-vragen verdwijnen en afspraken veel sneller worden gemaakt.
„Je kijkt gewoon naar de publiek toegankelijke kalender op onze website en de persoon weet meteen of de ruimte vrij is."
— Jakub Šandera, Verhuurmanager
Het beslissende moment: controle over conflicten
Het gaat niet alleen om een kalender – het gaat om het beheren van een echte ruimte waar activiteiten elkaar beïnvloeden. Typisch voorbeeld: filmvertoning in het café × rustig evenement in de kapel, of kunsttentoonstelling in de galerij × dansavond in de aangrenzende ruimte.
Omdat de beheerder alle boekingen op één plek ziet en goedkeurt, kunnen conflicten worden voorkomen voordat ze ontstaan.
„Ik zie wat waar gebeurt, en ik kan conflicten voorkomen voordat ze een probleem worden."
— Jakub Šandera, Verhuurmanager
Het resultaat
„Vandaag boeken groepen de ruimte zelf. Via het goedkeuringsproces garanderen we conflictcontrole en interne coördinatie."
— Jakub Šandera, Verhuurmanager
Na de implementatie van het systeem veranderde de hele manier waarop boekingen worden afgehandeld. De beheerder is niet meer een boekingsoperator, maar een coördinator die alleen ingrijpt wanneer dat nodig is.
In plaats van constante coördinatie werkt het proces als selfservice, zowel voor interne boekingen als voor externe aanvragen. De beheerder grijpt alleen in waar controle of een beslissing vereist is.
In de praktijk betekent dit minder e-mails en telefoontjes, een helder overzicht en de mogelijkheid meer groepen te bedienen zonder chaos.
Waarom ze voor Whatspot kozen
Vóór Whatspot gebruikte het gemeenschapscentrum een boekingstool genaamd Skedda. Na verloop van tijd ontdekten ze dat het onnodig duur was in verhouding tot hoe ze het systeem daadwerkelijk gebruikten.
Ze zochten een oplossing die eenvoudiger, financieel meer verantwoord en beter afgestemd op hun dagelijkse operatie was.
Wat hen bij Whatspot het meest aansprak, was de mogelijkheid om selfservice-boekingen te combineren met beheerdertoezicht. Belangrijk was ook de optie om interne en publieke boekingen te scheiden en beschikbaarheid aan te bieden zonder aanmelding.
Ook de lokalisering speelde een rol. Een Tsjechische oplossing van een Tsjechisch bedrijf betekende nauwere communicatie, ondersteuning en een beter begrip van hun omgeving.
„We zochten een eenvoudig, functioneel systeem dat bij onze operatie past, en een Tsjechische oplossing was voor ons een grote meerwaarde."
— Jakub Šandera, Verhuurmanager
Belangrijkste redenen
- publieke beschikbaarheid zonder aanmelding
- heldere kalender op één plek
- boekingsgoedkeuringen voor conflictcontrole
- betere prijs-kwaliteitverhouding
- Tsjechische oplossing geschikt voor lokale operaties
Samenvatting
„Whatspot hielp bij de overgang van handmatige coördinatie naar een beheerd proces waarbij gebruikers zelf boeken en de beheerder de controle behoudt."
- minder e-mails en telefoontjes
- beter operationeel overzicht
- meer boekingen zonder controleverlies
