Un centre communautaire qui partage ses espaces entre des dizaines de groupes aux activités variées devait gérer une demande croissante sans perdre son ouverture. Whatspot a aidé à passer des réservations de coordination manuelle à un système qui combine le libre-service avec la supervision du gestionnaire.
„Avant, une seule réservation nécessitait jusqu'à cinq e-mails. Maintenant, c'est plusieurs fois plus rapide."
— Jakub Šandera, Responsable des locations
Avant vs. Après
Avant :
Chaque réservation nécessitait plusieurs e-mails ou appels téléphoniques, des vérifications manuelles de disponibilité et de fréquents conflits d'horaires entre événements.
Après :
Les réservations se font en quelques clics, tout le monde travaille avec un seul calendrier, et le gestionnaire maintient le contrôle grâce à un processus d'approbation.
À propos du client
Le Centre Communautaire Smíchov est un espace multifonctionnel à Prague qui ouvre ses installations au public pour des activités culturelles, sociales et éducatives, servant de plateforme pour la vie de quartier.
Les espaces sont utilisés pour des services religieux, des activités paroissiales, des événements de quartier, des cours de yoga, des programmes musicaux, des concerts, des soirées dansantes, des programmes à but non lucratif et des locations commerciales.
Cette diversité est la plus grande force du centre, mais elle exige également une coordination élevée : chaque mode a ses propres règles, attentes et rythme.
„La communauté est un mode de vie. Un espace communautaire est un lieu d'appartenance – un lieu qui peut être le mien et celui d'un autre en même temps."
— Maroš Klačko, Initiateur du projet
Le défi : une croissance qui ne pouvait plus être gérée manuellement
„Plus de locataires signifiait plus de communication, des erreurs plus fréquentes et moins de visibilité."
— Jakub Šandera, Responsable des locations
Ce qui fonctionnait autrefois grâce à des accords informels a commencé à se dégrader lorsque le nombre d'événements s'est multiplié et que davantage de groupes ont utilisé l'espace.
Chaque nouvelle réservation déclenchait une série d'e-mails, d'appels et de vérifications manuelles de disponibilité. Avec la croissance des activités, les conflits et la confusion sur ce qui se passait où ont également augmenté – particulièrement le soir, lorsque plusieurs événements se disputaient les mêmes espaces.
Une semaine opérationnelle typique
Lundi–Jeudi
Heures de pointe du soir
Occupation maximale des espaces. Cours, répétitions, réunions de voisinage et petits événements se déroulent en parallèle – et c'est là que les conflits surviennent le plus souvent.
Heures creuses
Fonctionnement diurne plus calme
La capacité est plus détendue pendant la journée. Une partie de l'espace est intentionnellement réservée pour la préparation, le nettoyage et la reconfiguration opérationnelle.
Demandes externes
Accès via le calendrier public
Un utilisateur potentiel vérifie d'abord la disponibilité. Le gestionnaire entre ensuite la réservation dans le système, éliminant la plupart des demandes Est-ce libre ?.
Coordination d'équipe
Le rôle du gestionnaire
Les réservations internes sont en libre-service, mais le gestionnaire les approuve. Cela donne une visibilité complète sur la semaine et permet au gestionnaire de ne traiter que les vraies exceptions.
La solution : libre-service avec supervision
Whatspot a créé une source unique de vérité pour les réservations internes et externes.
Au lieu d'une communication fragmentée, un processus clair est né : les utilisateurs réservent de manière autonome, et le gestionnaire maintient le contrôle final.
Réservations internes
Les utilisateurs internes – comme les instructeurs ou les groupes individuels – sélectionnent désormais de manière autonome les créneaux disponibles dans le calendrier. Une réservation est créée en quelques secondes, comme lorsque les entreprises réservent des salles de réunion . Le gestionnaire l'approuve simplement et prévient ainsi les conflits.
„Les groupes font leurs propres réservations et je les approuve simplement."
— Jakub Šandera, Responsable des locations
Réservations externes
Pour les demandes externes, il existe une vue de disponibilité publique sans inscription. Les utilisateurs intéressés vérifient eux-mêmes la disponibilité, ce qui élimine la plupart des demandes Est-ce libre ? et les accords sont conclus beaucoup plus rapidement.
„On regarde simplement le calendrier accessible au public sur notre site web et la personne sait immédiatement si l'espace est libre."
— Jakub Šandera, Responsable des locations
Le moment décisif : contrôle des conflits
Il ne s'agit pas seulement d'un calendrier – il s'agit de gérer un espace réel où les activités s'influencent mutuellement. Exemple typique : projection de film au café × événement calme à la chapelle, ou exposition d'art à la galerie × soirée dansante dans l'espace adjacent.
Comme le gestionnaire voit et approuve toutes les réservations au même endroit, les conflits peuvent être prévenus avant qu'ils ne surviennent.
„Je vois ce qui se passe où, et je peux prévenir les conflits avant qu'ils ne deviennent un problème."
— Jakub Šandera, Responsable des locations
Le résultat
„Aujourd'hui, les groupes réservent l'espace eux-mêmes. Le processus d'approbation nous garantit le contrôle des conflits et la coordination interne."
— Jakub Šandera, Responsable des locations
Après la mise en œuvre du système, toute la façon dont les réservations sont gérées a changé. Le gestionnaire n'est plus un opérateur de réservations, mais un coordinateur qui n'intervient que lorsqu'il est nécessaire.
Au lieu d'une coordination constante, le processus fonctionne en libre-service, tant pour les réservations internes que pour les demandes externes. Le gestionnaire n'intervient que là où un contrôle ou une décision est nécessaire.
En pratique, cela signifie moins d'e-mails et d'appels, une vision claire et la capacité de servir davantage de groupes sans chaos.
Pourquoi ils ont choisi Whatspot
Avant Whatspot, le centre communautaire utilisait un outil de réservation appelé Skedda. Avec le temps, ils ont constaté qu'il était inutilement coûteux par rapport à la façon dont ils utilisaient réellement le système.
Ils recherchaient une solution qui soit plus simple, plus abordable financièrement et mieux adaptée à leur exploitation quotidienne.
Ce qui les a le plus séduits dans Whatspot, c'est la possibilité de combiner les réservations en libre-service avec la supervision du gestionnaire. La possibilité de séparer les réservations internes et publiques et d'offrir la disponibilité sans inscription était également importante.
La localisation a également joué un rôle. Une solution tchèque d'une entreprise tchèque signifiait une communication plus proche, un support et une meilleure compréhension de leur environnement.
„Nous cherchions un système simple et fonctionnel adapté à notre exploitation, et une solution tchèque était un grand plus pour nous."
— Jakub Šandera, Responsable des locations
Principales raisons
- disponibilité publique sans inscription
- calendrier clair en un seul endroit
- approbations de réservations pour le contrôle des conflits
- meilleur rapport qualité-prix
- solution tchèque adaptée aux opérations locales
Résumé
„Whatspot a aidé à passer d'une coordination manuelle à un processus géré où les utilisateurs réservent eux-mêmes et le gestionnaire maintient le contrôle."
- moins d'e-mails et d'appels
- meilleure visibilité opérationnelle
- plus de réservations sans perdre le contrôle
