Ein Gemeindezentrum, das seine Räume unter Dutzenden von Gruppen mit unterschiedlichen Aktivitäten aufteilt, musste die wachsende Nachfrage verwalten, ohne seine Offenheit zu verlieren. Whatspot half dabei, Buchungen von der manuellen Koordination auf ein System umzustellen, das Self-Service mit Manageraufsicht verbindet.
„Früher erforderte eine einzige Buchung bis zu fünf E-Mails. Jetzt geht es viele Male schneller."
— Jakub Šandera, Vermietungsmanager
Vorher vs. Nachher
Vorher:
Jede Buchung erforderte mehrere E-Mails oder Telefonate, manuelle Verfügbarkeitsprüfungen und häufige Terminüberschneidungen zwischen Veranstaltungen.
Nachher:
Buchungen werden mit wenigen Klicks vorgenommen, alle arbeiten mit einem einzigen Kalender, und der Manager behält die Kontrolle durch einen Genehmigungsprozess.
Über den Kunden
Das Gemeinschaftszentrum Smíchov ist ein multifunktionaler Veranstaltungsort in Prag, der seine Einrichtungen der Öffentlichkeit für kulturelle, soziale und Bildungsaktivitäten öffnet und als Plattform für das Nachbarschaftsleben dient.
Die Räume werden für Gottesdienste, kirchliche Aktivitäten, Nachbarschaftsveranstaltungen, Yogakurse, Musikprogramme, Konzerte, Tanzabende, gemeinnützige Programme und kommerzielle Vermietungen genutzt.
Diese Vielfalt ist die größte Stärke des Zentrums, stellt aber auch hohe Anforderungen an die Koordination: Jeder Modus hat seine eigenen Regeln, Erwartungen und sein eigenes Tempo.
„Gemeinschaft ist eine Lebensweise. Ein Gemeinschaftsraum ist ein Raum zum Dazugehören – einer, der gleichzeitig meiner und der eines anderen sein kann."
— Maroš Klačko, Projektinitiator
Die Herausforderung: Wachstum, das nicht mehr manuell bewältigt werden konnte
„Mehr Mieter bedeuteten mehr Kommunikation, häufigere Fehler und weniger Übersicht."
— Jakub Šandera, Vermietungsmanager
Was einst durch informelle Absprachen funktionierte, begann zusammenzubrechen, als sich die Anzahl der Veranstaltungen vervielfachte und mehr Gruppen den Raum nutzten.
Jede neue Buchung löste eine Reihe von E-Mails, Telefonaten und manuellen Verfügbarkeitsprüfungen aus. Mit wachsenden Aktivitäten stiegen auch Konflikte und Verwirrung darüber, was wo stattfand – besonders in den Abendstunden, wenn mehrere Veranstaltungen um dieselben Räume konkurrierten.
Eine typische Betriebswoche
Montag–Donnerstag
Abendliche Stoßzeiten
Höchste Raumauslastung. Kurse, Proben, Gemeindeversammlungen und kleinere Veranstaltungen laufen parallel – und hier treten am häufigsten Konflikte auf.
Nebenzeiten
Ruhigerer Tagesbetrieb
Die Kapazität ist tagsüber entspannter. Ein Teil des Raumes wird absichtlich für Vorbereitung, Reinigung und betriebliche Umgestaltungen freigehalten.
Externe Anfragen
Zugang über den öffentlichen Kalender
Ein potenzieller Nutzer prüft zunächst die Verfügbarkeit. Der Manager trägt die Buchung dann in das System ein, wodurch die meisten „Ist es frei?“-Anfragen entfallen.
Teamkoordination
Die Rolle des Managers
Interne Buchungen sind Self-Service, aber der Manager genehmigt sie. Dies gibt vollständige Sichtbarkeit über die Woche und ermöglicht es dem Manager, nur echte Ausnahmen zu bearbeiten.
Die Lösung: Self-Service mit Aufsicht
Whatspot schuf eine einzige Wahrheitsquelle für interne und externe Buchungen.
Anstelle von fragmentierter Kommunikation entstand ein klarer Prozess: Nutzer buchen eigenständig, und der Manager behält die endgültige Kontrolle.
Interne Buchungen
Interne Nutzer – wie Kursleiter oder einzelne Gruppen – wählen nun selbständig verfügbare Zeitfenster im Kalender aus. Eine Buchung entsteht in Sekunden, ähnlich wie wenn Unternehmen Besprechungsräume buchen . Der Manager genehmigt es einfach und verhindert so Konflikte.
„Gruppen machen ihre eigenen Buchungen und ich genehmige sie einfach."
— Jakub Šandera, Vermietungsmanager
Externe Buchungen
Für externe Anfragen steht eine öffentliche Verfügbarkeitsansicht ohne Anmeldung. Interessierte Nutzer prüfen selbst die Verfügbarkeit, wodurch die meisten „Ist es frei?“-Anfragen entfallen und Vereinbarungen deutlich schneller getroffen werden.
„Man schaut einfach auf den öffentlich zugänglichen Kalender auf unserer Website und die Person weiß sofort, ob der Raum frei ist."
— Jakub Šandera, Vermietungsmanager
Der entscheidende Moment: Kontrolle über Konflikte
Es geht nicht nur um einen Kalender – es geht um die Verwaltung eines realen Raumes, in dem Aktivitäten sich gegenseitig beeinflussen. Typisches Beispiel: Filmvorführung im Café × ruhige Veranstaltung in der Kapelle, oder Kunstausstellung in der Galerie × Tanzabend im angrenzenden Raum.
Da der Manager alle Buchungen an einem Ort sieht und genehmigt, können Konflikte verhindert werden, bevor sie entstehen.
„Ich sehe, was wo passiert, und ich kann Konflikte verhindern, bevor sie zum Problem werden."
— Jakub Šandera, Vermietungsmanager
Das Ergebnis
„Heute buchen Gruppen den Raum selbst. Durch den Genehmigungsprozess stellen wir Konfliktkontrolle und interne Koordination sicher."
— Jakub Šandera, Vermietungsmanager
Nach der Implementierung des Systems änderte sich die gesamte Art, wie Buchungen gehandhabt werden. Der Manager ist nicht mehr ein Buchungsoperator, sondern ein Koordinator, der nur eingreift, wenn er gebraucht wird.
Statt ständiger Koordination funktioniert der Prozess als Self-Service, sowohl für interne Buchungen als auch für externe Anfragen. Der Manager greift nur ein, wo Kontrolle oder eine Entscheidung erforderlich ist.
In der Praxis bedeutet dies weniger E-Mails und Telefonate, einen klaren Überblick und die Möglichkeit, mehr Gruppen zu bedienen, ohne Chaos.
Warum sie Whatspot gewählt haben
Vor Whatspot nutzte das Gemeinschaftszentrum ein Buchungstool namens Skedda. Mit der Zeit stellten sie fest, dass es unnötig kostspielig war, gemessen daran, wie sie das System tatsächlich nutzten.
Sie suchten nach einer Lösung, die einfacher, finanziell angemessener und besser für ihren täglichen Betrieb geeignet wäre.
Was sie an Whatspot besonders ansprach, war die Möglichkeit, Self-Service-Buchungen mit Manageraufsicht zu kombinieren. Wichtig war auch die Option, interne und öffentliche Buchungen zu trennen und die Verfügbarkeit ohne Anmeldung anzubieten.
Auch die Lokalisierung spielte eine Rolle. Eine tschechische Lösung von einem tschechischen Unternehmen bedeutete engere Kommunikation, Support und ein besseres Verständnis ihrer Umgebung.
„Wir suchten ein einfaches, funktionales System, das zu unserem Betrieb passt, und eine tschechische Lösung war für uns ein großer Mehrwert."
— Jakub Šandera, Vermietungsmanager
Hauptgründe
- öffentliche Verfügbarkeit ohne Anmeldung
- klarer Kalender an einem Ort
- Buchungsgenehmigungen zur Konfliktkontrolle
- besseres Preis-Leistungs-Verhältnis
- tschechische Lösung für lokale Abläufe geeignet
Zusammenfassung
„Whatspot half beim Übergang von manueller Koordination zu einem verwalteten Prozess, bei dem Nutzer selbst buchen und der Manager die Kontrolle behält."
- weniger E-Mails und Telefonate
- besserer Betriebsüberblick
- mehr Buchungen ohne Kontrollverlust
